Certidões para licitação: quais você precisa e onde tirar

Você achou o edital, o objeto é a sua cara, o preço fecha. Aí você chega na parte da "habilitação" e vê uma lista de certidões — e bate aquele frio na barriga de quem acha que vai precisar de advogado, contador e um mês de burocracia só pra dar um lance.

Não vai. A verdade é que, para a maioria dos pregões, você tira todas as certidões sozinho, online e sem pagar nada, em uma tarde. Este guia explica cada uma como se fosse a primeira vez que você ouve falar delas — porque talvez seja. No fim, você vai saber exatamente o que emitir, onde clicar e o que fazer se algo aparecer "positivo".

Antes de tudo: o que é uma "certidão negativa"?

Uma certidão negativa é só um comprovante oficial de que você não deve nada a um determinado órgão. Nada mais que isso.

Pense assim: antes de assinar um contrato com você, o governo quer ter certeza de que a sua empresa está "limpa" — que não está devendo imposto, nem FGTS dos funcionários, nem processo trabalhista. Cada órgão emite um documento dizendo "essa empresa está em dia comigo". Esse documento é a certidão.

Ela se chama negativa porque atesta a ausência de dívida ("nada consta"). Se houver dívida, o sistema emite uma positiva — e aí, na maioria dos casos, você fica de fora até resolver. (Existe um meio-termo importante, a "positiva com efeitos de negativa", que a gente explica mais abaixo — guarde o nome.)

As cinco certidões que quase todo edital pede

Comece por estas. Elas resolvem a habilitação da imensa maioria dos pregões pequenos e médios. Vamos uma a uma — o que prova, onde tirar e quanto tempo vale.

1. Certidão Conjunta Receita Federal / PGFN (a "federal")

O que prova: que você está em dia com os tributos federais (IRPJ, PIS, COFINS, etc.), com a contribuição previdenciária (INSS) e com a dívida ativa da União. É a mais abrangente da lista — uma só certidão cobre tudo isso.

Onde tirar: site da Receita Federal (gov.br/receitafederal → Certidões). Você informa o CNPJ e, se estiver tudo certo, ela sai na hora, de graça.

Validade: 180 dias.

2. CRF do FGTS (a "do Fundo de Garantia")

O que prova: que a empresa está em dia com os depósitos do FGTS. O nome técnico é Certificado de Regularidade do FGTS (CRF).

Onde tirar: site da Caixa Econômica Federal (consulta-crf.caixa.gov.br). Informe o CNPJ e emita. Grátis e na hora.

Validade: apenas 30 dias. Preste muita atenção nesta — é a que vence mais rápido de todas e a que mais derruba gente desatenta.

3. CNDT — Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (a "trabalhista")

O que prova: que a empresa não tem condenações trabalhistas pendentes na Justiça do Trabalho.

Onde tirar: site do Tribunal Superior do Trabalho (tst.jus.br/certidao). Uma única consulta cobre o Brasil inteiro. Grátis e na hora.

Validade: 180 dias.

4. Certidão Estadual (a "da Sefaz")

O que prova: que você está em dia com os tributos do seu estado — principalmente o ICMS.

Onde tirar: site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Cada estado tem seu portal, mas o caminho é sempre parecido: buscar por "certidão negativa de débitos estaduais", informar o CNPJ e emitir. Costuma ser gratuita.

Validade: varia por estado, normalmente entre 30 e 90 dias.

5. Certidão Municipal (a "da prefeitura")

O que prova: que você está em dia com os tributos do seu município — em especial o ISS, se você presta serviço.

Onde tirar: site da prefeitura da cidade onde fica a sede da sua empresa (procure por "certidão negativa de tributos municipais" ou "certidão de débitos mobiliários"). Aqui é onde mais aparece uma pequena taxa, dependendo do município.

Validade: varia por município, em geral de 30 a 90 dias.

Essas cinco cobrem a chamada regularidade fiscal e trabalhista. As próximas só aparecem quando o contrato é maior — se você está começando, pode nem se preocupar com elas ainda.

As que aparecem em contratos maiores

Certidão de Falência e Recuperação Judicial

O que prova: que a empresa não está falida nem em recuperação judicial — ou seja, que tem saúde para bancar o contrato. Aparece mais em pregões de valor maior, dentro da chamada qualificação econômico-financeira.

Onde tirar: no cartório distribuidor da comarca da sua sede ou no site do Tribunal de Justiça (TJ) do estado, quando disponível. É a que mais costuma ter custo (algo entre R$ 20 e R$ 100, dependendo do estado).

Validade: em geral 90 dias, ou o que o edital determinar.

Consulta ao CEIS e CNEP (não é bem uma certidão)

São dois cadastros — de empresas suspensas/inidôneas (CEIS) e de empresas punidas pela Lei Anticorrupção (CNEP). Aqui há uma diferença que confunde muita gente: você não "emite" nada. É uma consulta que o próprio pregoeiro faz, de graça, no Portal da Transparência, para checar se a sua empresa está limpa. Você só precisa, de fato, não estar nessas listas.

Negativa, positiva, "positiva com efeitos de negativa": o que muda

Quando você emite uma certidão, o resultado vem em um de três sabores. Entender isso evita o pânico de ver a palavra "positiva" e achar que acabou:

• Negativa ("nada consta"): tudo certo, você está habilitado. É o que você quer.
• Positiva: existe uma dívida em aberto e não regularizada. Nesse estado, você fica de fora — precisa resolver a pendência antes.
• Positiva com efeitos de negativa (CPEND): você tem uma dívida, mas ela está sob controle — parcelada e em dia, ou discutida na Justiça com garantia. Nesse caso, para a licitação, ela vale igual a uma negativa. Você continua habilitado.

O erro que mais inabilita: certidão vencida

Se este guia te deixar só com uma frase na cabeça, que seja esta: toda certidão precisa estar dentro da validade no dia da sessão do pregão.

Não adianta ter tirado tudo lindamente há três meses se o FGTS — que vale só 30 dias — venceu ontem. Certidão vencida é, de longe, a causa mais comum de gente perder um pregão que já estava praticamente ganho. O pregoeiro não tem como "relevar": documento fora da validade é documento irregular.

Tem dívida ou certidão positiva? Se você é ME, EPP ou MEI, calma

Aqui está um benefício que quase ninguém explica para o iniciante — e que pode salvar a sua participação. Pela Lei Complementar 123/2006, microempresa (ME), empresa de pequeno porte (EPP) e MEI podem participar da licitação mesmo com uma pendência na regularidade fiscal ou trabalhista.

Na prática: você dá seus lances normalmente. Se for o vencedor, aí sim precisa apresentar tudo regular — e a lei te dá 5 dias úteis (prorrogáveis por mais 5) para quitar ou parcelar a dívida e emitir a certidão em dia. Só depois disso o contrato é assinado.

Não é um passe livre para dever — se você não regularizar no prazo, perde a vez. Mas é um respiro enorme: você não é barrado na porta por causa de uma certidão. Esse é um dos vários tratamentos diferenciados que o pequeno negócio tem na licitação; veja todos no guia de benefícios de ME e EPP nas licitações.

MEI precisa de todas essas certidões?

Essa é a dúvida que mais aparece de quem é MEI — e a resposta surpreende. Sim, o MEI precisa das mesmas certidões de regularidade fiscal e trabalhista que as demais empresas. E aqui mora a confusão mais comum:

• "Não tenho funcionário, preciso do FGTS e da trabalhista?" — Em geral, sim. O edital pede o CRF do FGTS e a CNDT não porque presume que você deve, mas porque quer o comprovante de que está tudo zerado. Sem funcionário, essas certidões saem "nada consta" numa boa — mas você ainda precisa apresentá-las.
• O que o MEI costuma economizar: a parte econômico-financeira. O MEI é normalmente dispensado de balanço patrimonial e da certidão de falência mais pesada.

Se você é MEI, vale ler o guia dedicado: licitação para MEI — o que pode, o que não pode e como começar. Ele detalha os limites de faturamento e o que muda no seu caso.

O atalho que poupa trabalho: SICAF

Tirar cinco certidões a cada pregão cansa. O governo federal tem um atalho para isso: o SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores). Você se cadastra uma vez e o sistema passa a validar automaticamente boa parte das suas certidões — federal, FGTS e trabalhista, principalmente.

Com o SICAF em dia, em muitos pregões o pregoeiro consulta o seu cadastro direto no sistema e você nem precisa anexar essas certidões manualmente. É o "cartão de sócio" de quem leva licitação a sério — vale fazer logo no começo. Veja o passo a passo no guia do SICAF: o que é e como se cadastrar.